일 잘하는 사람들이 직장에서 보고서를 어떻게 작성하는 지 그 구성 방법과 내용을 작성하는 법에 대해 알아보고
가장 중요한 작성자의 사고방식과 상사의 사고방식을 이해하여 글에 반영하는 방법을 알아보겠습니다.
직장에서 보고는 매일 일어납니다.
메일 보고 든, 대면 보고 든, 프리젠테이션이든 상관없이 모든 업무는 보고로 시작해서 보고로 끝이 납니다.
하루 종일 단 한번의 보고를 위해 일을 하는 경우도 있고, 한건을 위한 보고를 위해 수없이 많은 보고를 준비하기도 합니다. 직장생활을 1 ~ 2년만 하면 이렇게 매일 수행하는 보고이기에 전문가가 되어 있을법도 하지만
보고는 항상 두렵습니다. 왜 일까요?
보고는 나의 이야기를 하는 것이 아닙니다. 내가 한 일을 알리는 것이죠. 조사를 하던, 품의를 올리던, 전략을
수립하던 내가 많은 시간을 들여 완성한 일을 상사나 관련 부서 사람들에게 알리고, 그것을 통해 내가 원하는
바를 이루기 위해서 보고를 합니다.
물론 보고에는 단순한 것들도 있습니다. 누구에게 전화가 왔다고 알려주던지, 동료 직원이 물어본 내용을
정리해서 다시 알려주던지. 이런 단순한 보고를 제외하고, 직장에서 소위말해 '자료'라고 불릴수 있는 것들은
많은 시간과 노력을 들여서 작성을 하는 것이지요. 그리고 이런 자료의 질과 활용도에 따라 작성자의 능력도
함께 인정을 받게 됩니다.
그럼 상사나 동료에게 인정받는 자료는 어떻게 만들어야 하는 것일까요?
직장에서의 자료는 소통의 또 다른 도구입니다.
얼굴을 마주보면서 하는 보고, 전화 통화나 메신저 뿐 아니라 자료는 소통의 도구로서 훌륭한 역할을 합니다. 이런 자료의 특성을 생각한다면 가장 먼저 고려해야 할 일이 떠오르네요.
소통의 기본인 상대방을 생각하는 것이지요.
자료의 성공은 상대방을 얼마만큼 생각하느냐에 성패가 달려있다고 해도 과언이 아닙니다.
보고받는 상사가 무엇을 원하고, 언제 보고 받고 싶은지, 보고를 통해 얻고자 하는 것이 무엇인지 등
듣고싶어 하는 것을 파악하는 것이 우선입니다.
여기서 문제가 발생하네요.
‘상사가 원하는 것’ 이 무엇인지 나는 그것을 모르기에 두렵고, 어렵습니다.
다행히 운이 좋아 처음부터 끝까지 알려주고 챙겨주는 상사를 만났다면 참 복받으신 분입니다.
자, 그럼 해결 방법을 같이 찾아 볼까요?
먼저 나의 상사는 어떤지 한번 살펴 봅시다.
나의 상사는 참 시간이 없네요.
나의 보고뿐 아니라 나의 동료, 상사의 상사를 포함해서 다른 사람의 이야기도 들어야 하고
파악할 것도 많고 들어야 하는 것도 많습니다.
그런 모습을 보면 결국 나 혼자서 '상사가 원하는 것'을 스스로 알아 차리고 준비해야 하겠습니다.
어렵네요.
단순화 해볼까요?
상사가 원하는 것에 대한 보고는 크게 보면 두가지 입니다. 본인이 알고 있는것과 잘 모르는 것.
첫번째로 ‘상사가 알고 있는 것’은 본인은 알고 있지만 시간이 부족해서 혹은 더 빠르고 쉽게 정리할 수 있는
사람이 필요해서 자료를 작성하게 되는 경우 입니다.
이런 경우는 비교적 해결하기 쉽죠. 물어서 해결하면 되니까요.
목적하는 바 즉, What이 분명하기에 상사도 명확한 지시를 해 줄 수 있습니다.
잠깐의 시간이라도 짬을 내어 직접 물어보세요. 몇번이고.
두세번 물어봤는데 잘 모르겠다해도 다시 물어보세요.
그렇게 해서 자료 작성을 원하는 시간내에 원하는 완성도로 끝내는 것이 좋습니다.
말길은 잘 못알아 들어도 시킨 일은 명확하게 원하는 때에 완성을 해온다고 인식하게 되면
상사는 당신을 믿게 됩니다. 그 믿음은 곧 직장에서의 성공의 밑거름이 되죠.
이렇게 상사가 원하는 바를 알게 되었다면 이제부터는 진짜 일을 해야 할 시간 입니다.
상사가 원하는 것을 보고하기 위해 무엇이 필요할까요?
직장 생활을 오래한 사람도, 이제 막 시작한 초보 직장인도 문서 작성의 기본적인 내용은 알고 있다고 하지만 실제 작성을 하려고 하면 한숨부터 나옵니다.
상사가 원하는 것은 알겠는데, 그걸 어떻게 표현하지?
ppt나 word를 켜 두고 컴퓨터 앞에 앉아 한숨만 쉬고 있게 되죠. 그 전에 작성했던 자료를 찾아봐도
답이 안나오는 경우에는 더욱 답답합니다.
이런 상황을 어떻게 극복해야 할까요?
가장 먼저 해야 할일은 역시나 상대방을 생각하는 것입니다.
'내가 상사라면 어떤 내용을 듣고 싶을까?'
자료를 작성하는 사람이 자주하는 실수 중에 하나는 내가 이런일을 했다는 것을 알리고자 하는 것입니다.
자료에는 작성자의 사고 방식이 반영되어서는 안됩니다.
작성자의 사고 방식은 내가 한 것을 먼저 이야기 합니다. 무슨 이유로 보고를 시작했고, 일을 하다보니 어떤
어려움이 있어서 누구와 함께 시간을 내어 고민을 했고, 그래서 결론적으로 이런 결론을 냈다.
즉 귀납적 사고방식을 바탕으로 자료가 작성이 됩니다.
이런 경우 충분히 기다려 주는 상사에게는 성공할 수 있을지 모르겠지만,
대부분의 상사는 기다려 주지 않습니다.
가장 먼저 들려오는 말은 '결론부터 말해주게'
A는 B입니다.
대부분의 상사는 결론을 먼저 이야기 하고 왜 그런지 설명 듣기를 원합니다.
즉 상사의 사고 방식은 연역식입니다. 이런 사고 방식을 바탕으로 자료가 시작되어야겠지요.
상사의 사고 방식을 이해하기 위해 사고 방식에 대해 좀 알아보겠습니다.
TED ‘사이먼 시넥: 위대한 리더들이 행동을 이끌어 내는 법’ 에서는 성공을 위한 방법으로 골든 서클을 제시합니다.
골든 서클이란 Why (배경이나 목적), How (Why를 실현하기 위해 필요한 Process나 행동), What (행동의 결과물)을
어떻게 배치하느냐에 따라 성패가 달라진다는 점을 강조하는 것으로 성공을 위해서는 Why-How-What의 순서를지키는 것이 효과가 좋다는 이야기를 하고 있지요.
자료를 작성할 때도 역시 동일합니다.
자료의 작성자는 문제에 대한 접근 방식을 What-How-Why 순으로 하지만
보고받는 상사는 Why, How, What 순으로 접근합니다.
성공하는 자료를 만들기 위해서는 위에서 이야기 한 Why-How-What의 순서를 지켜가면서 목적을 먼저 이야기 하고, 목적을 이루는 방법, 그리고 그 방법을 통해 이루고자 하는 것을 포함하고 있어야 합니다.
여기서 상사와의 소통이 중요한데 상사는 대부분 목적을 알고 있기 때문에 설명이 필요 없을 때도 있습니다.
그래서 목적은 짧게 왜 이 일을 하는지 정도만 상기시켜 주고, 바로 How로 들어가는 것이 좋습니다.
How는 분석이 기본입니다. 문제점에 대해 끊임없이 고민해서 본질이 무엇인지를 알 수 있도록 사실을 나누고 또 나누어 보면 How는 알아서 나타나게 됩니다.
예를 들어 봅시다.
제조 현장에서 불량은 늘 일어납니다. 그 원인도 다양하죠. 제품을 만드는 데 들어가는 원자재가 이상할 수도 있고,
멀쩡하던 설비가 고장 날 수도 있고, 설비를 운영하는 Operator가 실수를 했을 수도 있습니다.
여러가지 이유 중에 무엇이 진짜 일지는 끝까지 분석을 해야 알 수 있습니다.
원자재가 이상이 있다고 의심되면 동일 시기에 들어온 다른 자재들과 차이가 있었는지, 보관하는 방법이나 사용하기 전 처리 과정은 적당 했는지, 업체에서 들어올 때 문제가 있었던 것은 아닌지 등 원자재 하나만을 가지고 여러 각도로 분석을 해봅니다.
원자재가 이상 없다면 다음은 설비를 봐야겠지요. 설비를 운영하면서 이상한 점은 없었는지, 설비에 공급되는 각종 Utility는 정상적으로 공급되었는지, Recipe는 정확하게 들어간 것인지, 부품의 파손으로 인해 이상 동작을 하진 않았는지 등을 살펴 봅니다.
Operator의 조작도 동일한 방식으로 Data를 수집합니다. 이렇게 모아진 원자재, 설비, Operator의 작업 방식에 대해 영향이 있는 인자들을 묶어 봅니다. 생산 일자와 시간대별로 묶어보고, 소재 별로도 묶어 보고, Operator의 행동도 다시 Check해 보고 하다 보면 불량이 발생한 그 근본적인 원인을 알 수 있게 되죠. 이렇게 분석과 분절화, 원인계별 재 조합을 거치다 보면 비로소 어떻게 해결해야 할지 방법이 떠오르죠. 즉, How가 나오는 것이죠.
이런식으로 분석을 토대로 한 How가 나오게 되면 설득력 있는 자료의 구조가 나오게 됩니다.
게다가 어떠한 질문이 오더라도 이미 충분한 분석을 거쳤기 때문에 바로 대응할 수 있는 체계가 머리속에 구축이 됩니다.
이제 마지막으로 What에 대해 이야기 해 봅시다.
아까 예시를 든 제조현장에서의 불량 문제를 연장시켜 생각해 보죠. 분석을 통해 원소재가 문제임을 알았다고 하면
문제 발생 원소재의 제조일자 전, 후로 해서 동일한 불량을 가지고 있는 것인지 파악해서 처리하면 되는 것이고, 이 부분을 업체에 알려서 업체에서도 동일한 문제를 해결할 수 있게 또 다른 Why, How, What의 Process를 거쳐 해결하면 됩니다.
설비의 부품과 Operator의 작업 방식도 원자재와 동일한 방식으로 무엇을 개선하면 될 것인지 알 수 있습니다.
여기까지 왔다면 이제 다 왔습니다. 누가 언제까지 어떤 부분을 얼만큼 개선할 수 있는지를 도출해 내면 되는 것이죠.
그 내용들을 하나하나 정리해서 이야기 하고자 하는 논리에 맞게 정리만 하면 비로소 끝이 납니다.
문제점을 분석하고 정리해서 답을 찾고 무엇을 개선해야 할지가 정해지면 How와 What이 동시에 해결되는 것이죠.
그 답을 최대한 빠른 기간에 해결할 수 있는 계획까지 함께 가지고 갈 수 있다면 Best 입니다.
이러한 과정을 거쳐 자료를 구성하게 되면 비로소 상사가 알고 있는 문제에 대한 자료는 80점 이상을 맞을 수 있는
논리가 구성이 됩니다.
자료는 어느정도 Skill-up이 되면 결국 논리의 싸움입니다.
자료의 화려함, 글 솜씨 등은 분명 영향이 있습니다만, 결국 성공하는 보고는 논리가 최우선입니다.
상사의 생각에 얼마나 와 닿도록 논리를 구성해서 가지고 갔는지가 자료의 성패를 결정하지요.
특히 대기업에 다니시는 임원분들은 아침부터 저녁까지 수많은 회의를 거치게 되는데, 그 회의에서는 고도로 단련이 된 자료들이 보고로 올라오기 때문에 화려함이나 글솜씨 보다는 담백하게 풀어낸 논리에 더 큰 점수를 줍니다.
내용이 길어지네요.
상사가 모르는 것에 대한 자료 작성은 다음번 Post에 옮겨서 이야기 드리겠습니다.